A princípio, o processo de enviar e-mails parece muito simples. Entretanto, as mensagens online podem esconder diversas armadilhas que irão influenciar no relacionamento corporativo, seja com colegas, chefes ou clientes.
Alguns presidentes reclamam sobre a utilização do e-mail corporativo pelos seus colaboradores. Muitos se esquecem da ética empresarial e enchem a caixa de entrada dos colegas e dos chefes com mensagens desnecessárias.
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Não quer mais passar vergonha? A seguir, veja 6 erros inaceitáveis listados pelo site da revista Inc.:
1. Escrever uma frase inadequada no campo “assunto”
O assunto da mensagem conta, e muito, para determinar se ele será aberto ou não. Por isso, se você escrever uma frase tímida e imprecisa, que não comunique urgência, é provável que o seu recado fique invisível na caixa de entrada do seu destinatário.
2. Classificar todas as suas mensagens como “urgentes”
Marcar todas as suas mensagens como “urgentes” também não é aconselhado. Se todos os seus e-mails vêm com essa designação, o destinatário começará aos poucos a ignorar você. Se realmente se trata de uma emergência, é melhor alcançar o telefone e ligar.
3. Fazer confusão com as opções “Responder a todos”, “Com cópia” e “Com cópia oculta”
Mandar um e-mail para quem não deveria recebê-lo pode, no mínimo, incomodar. No entanto, se a sua mensagem é sigilosa ou aborda um assunto sensível para algumas pessoas da empresa, as consequências do seu lapso podem ser mais sérias. Em qualquer caso, é preciso ter cuidado.
4. Desrespeitar as políticas internas do empregador
Existem protocolos pré-definidos para a troca de e-mails corporativos em algumas empresas. Desta forma, é de vital importância respeitar as políticas internas sobre o compartilhamento de informações com pessoas de dentro e fora da organização.
5. Ignorar riscos jurídicos
Não adianta apagar o item da sua caixa de e-mails enviados caso tenha se arrependido de ter mandado, pois tudo que você dispara fica registrado, no mínimo, no servidor dos seus destinatários. Se ocorrer uma ação judicial, a sua mensagem pode ser recuperada e usada no processo.
6. Descuidar da redação
Erros de português precisam ser evitados a todo o custo na comunicação corporativa e, por incrível que pareça, são muito comuns. Mas não se preocupe exclusivamente com a gramática: a estrutura do seu texto também merece atenção. Diga o máximo com o mínimo e não economize na revisão.
Com informações do site Administrável
